檔案管理工作的收集環(huán)節(jié)有什么要注意的？一篇干貨文給您講透
2022/9/27 0:00:00 來源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 635
在檔案管理工作中，大家一定會(huì)遇到的環(huán)節(jié)就是檔案收集了，但您真的了解檔案收集嗎？一個(gè)小小的收集環(huán)節(jié)，其實(shí)包涵了很多專業(yè)知識(shí)與檔案工作者匠心的投入。本期筆者就著眼于檔案收集這一個(gè)小細(xì)節(jié)，跟大家嘮嘮嗑。
01什么是檔案收集？
檔案收集就是接收和整機(jī)檔案的意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過理性接收制度和專門的整機(jī)方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中和三十在社會(huì)上的檔案，集中到檔案室或檔案館進(jìn)行科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。
做好檔案收集工作，具有以下4點(diǎn)意義：
1）檔案收集工作室檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段，它為檔案工作提供了實(shí)際的物質(zhì)對(duì)象，是檔案業(yè)務(wù)工作的起點(diǎn)；
2）檔案收集工作是實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)重要的具體措施；
3）檔案收集工作質(zhì)量的高低，會(huì)直接影響到檔案業(yè)務(wù)工作的其它環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量；
4）檔案收集工作是檔案部門與外界各方面聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，這是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、接觸面廣，工作要求較高的工作
02檔案收集工作要注意什么？
1）檔案收集方式：包括檔案的接收、征集以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集等方式；
2）檔案收集范圍：凡有參考利用價(jià)值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍；
3）強(qiáng)制檔案收集：任何個(gè)人都不得以任何理由拒絕移交有價(jià)值的檔案資料；
4）檔案收集制度：分為定期遞交和聯(lián)系催要兩部分。定期遞交要求形成檔案材料的各職能部門，按照時(shí)間、質(zhì)量等要求移交歸檔；聯(lián)系催要要求檔案工作人員掌握形成檔案的信息，及時(shí)向形成材料的部門催收應(yīng)歸檔材料；
5）關(guān)注檔案質(zhì)量：歸檔材料必須是辦理完畢的原始材料，要完整齊全、正視、文字清楚；不符合歸檔要求的檔案材料，將責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)職能部門按要求完成；
03會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，您的檔案收集好幫手
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，為用戶朋友們提供了非常棒的檔案收集功能。以上我們列出的需要注意的事項(xiàng)，通過系統(tǒng)都能得到很好的解決。
在收集方式與收集制度上，會(huì)博通可將不同人員納入到系統(tǒng)當(dāng)中。將人員納入系統(tǒng)后，系統(tǒng)管理員就可以將歸檔任務(wù)，拆分為不同的子任務(wù)，每個(gè)子任務(wù)由形成檔案的相應(yīng)部門負(fù)責(zé)。由此多個(gè)子任務(wù)并行，檔案的收集效率會(huì)更高。此外，這種線上收集模式相較于線下而言，更為方便。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，直接通過企業(yè)微信、釘釘、OA、ERP等第三方系統(tǒng)，將檔案?jìng)魉蜌w檔。
在檔案的收集范圍上，會(huì)博通采用面向?qū)ο蟮墓芾砟Ｊ剑脩襞笥褌兛梢愿鶕?jù)自身的需要，創(chuàng)建知識(shí)管理框架，實(shí)際上，在會(huì)博通看來，每一個(gè)框架節(jié)點(diǎn)，都是一個(gè)管理對(duì)象。這些節(jié)點(diǎn)，或者由節(jié)點(diǎn)組成的架構(gòu)，可以是文件、合同、規(guī)章制度、網(wǎng)站內(nèi)容、客戶資料、證照、專利、資產(chǎn)、物品、機(jī)構(gòu)、人員等信息，會(huì)博通都能集中統(tǒng)一管理。此外，會(huì)博通支持目前市面上常見的文件格式，能夠做到全面歸檔。
在檔案收集質(zhì)量上，會(huì)博通為用戶朋友們提供了兩種方式。第一種方式是通過模板的方式來控制檔案質(zhì)量，這就如同excel當(dāng)中的數(shù)據(jù)驗(yàn)證一樣，用戶只能按照我們?cè)O(shè)定的模板來填寫，完全不用擔(dān)心讓人凌亂的不合規(guī)內(nèi)容。第二種方式是通過審核來控制檔案質(zhì)量。這個(gè)審核的功能，通過會(huì)博通工作流來實(shí)現(xiàn)，對(duì)于內(nèi)容不明的檔案，您可以添加專業(yè)人員進(jìn)行重重審核，審核通過方可歸檔。
01什么是檔案收集？
檔案收集就是接收和整機(jī)檔案的意思，檔案收集工作就是按照規(guī)定，通過理性接收制度和專門的整機(jī)方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中和三十在社會(huì)上的檔案，集中到檔案室或檔案館進(jìn)行科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。
做好檔案收集工作，具有以下4點(diǎn)意義：
1）檔案收集工作室檔案館、檔案室取得和積累檔案的一種手段，它為檔案工作提供了實(shí)際的物質(zhì)對(duì)象，是檔案業(yè)務(wù)工作的起點(diǎn)；
2）檔案收集工作是實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)重要的具體措施；
3）檔案收集工作質(zhì)量的高低，會(huì)直接影響到檔案業(yè)務(wù)工作的其它環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量；
4）檔案收集工作是檔案部門與外界各方面聯(lián)系的重要環(huán)節(jié)之一，這是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、接觸面廣，工作要求較高的工作
02檔案收集工作要注意什么？
1）檔案收集方式：包括檔案的接收、征集以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集等方式；
2）檔案收集范圍：凡有參考利用價(jià)值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍；
3）強(qiáng)制檔案收集：任何個(gè)人都不得以任何理由拒絕移交有價(jià)值的檔案資料；
4）檔案收集制度：分為定期遞交和聯(lián)系催要兩部分。定期遞交要求形成檔案材料的各職能部門，按照時(shí)間、質(zhì)量等要求移交歸檔；聯(lián)系催要要求檔案工作人員掌握形成檔案的信息，及時(shí)向形成材料的部門催收應(yīng)歸檔材料；
5）關(guān)注檔案質(zhì)量：歸檔材料必須是辦理完畢的原始材料，要完整齊全、正視、文字清楚；不符合歸檔要求的檔案材料，將責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)職能部門按要求完成；
03會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，您的檔案收集好幫手
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，為用戶朋友們提供了非常棒的檔案收集功能。以上我們列出的需要注意的事項(xiàng)，通過系統(tǒng)都能得到很好的解決。
在收集方式與收集制度上，會(huì)博通可將不同人員納入到系統(tǒng)當(dāng)中。將人員納入系統(tǒng)后，系統(tǒng)管理員就可以將歸檔任務(wù)，拆分為不同的子任務(wù)，每個(gè)子任務(wù)由形成檔案的相應(yīng)部門負(fù)責(zé)。由此多個(gè)子任務(wù)并行，檔案的收集效率會(huì)更高。此外，這種線上收集模式相較于線下而言，更為方便。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，直接通過企業(yè)微信、釘釘、OA、ERP等第三方系統(tǒng)，將檔案?jìng)魉蜌w檔。
在檔案的收集范圍上，會(huì)博通采用面向?qū)ο蟮墓芾砟Ｊ剑脩襞笥褌兛梢愿鶕?jù)自身的需要，創(chuàng)建知識(shí)管理框架，實(shí)際上，在會(huì)博通看來，每一個(gè)框架節(jié)點(diǎn)，都是一個(gè)管理對(duì)象。這些節(jié)點(diǎn)，或者由節(jié)點(diǎn)組成的架構(gòu)，可以是文件、合同、規(guī)章制度、網(wǎng)站內(nèi)容、客戶資料、證照、專利、資產(chǎn)、物品、機(jī)構(gòu)、人員等信息，會(huì)博通都能集中統(tǒng)一管理。此外，會(huì)博通支持目前市面上常見的文件格式，能夠做到全面歸檔。
在檔案收集質(zhì)量上，會(huì)博通為用戶朋友們提供了兩種方式。第一種方式是通過模板的方式來控制檔案質(zhì)量，這就如同excel當(dāng)中的數(shù)據(jù)驗(yàn)證一樣，用戶只能按照我們?cè)O(shè)定的模板來填寫，完全不用擔(dān)心讓人凌亂的不合規(guī)內(nèi)容。第二種方式是通過審核來控制檔案質(zhì)量。這個(gè)審核的功能，通過會(huì)博通工作流來實(shí)現(xiàn)，對(duì)于內(nèi)容不明的檔案，您可以添加專業(yè)人員進(jìn)行重重審核，審核通過方可歸檔。
以上就是檔案收集的干貨內(nèi)容，關(guān)于檔案收集，您有怎樣的見解呢？也歡迎給我們留言交流。人們用智慧創(chuàng)造了各種各樣的工具，反過來工具其實(shí)也能夠影響人的思維方式，會(huì)博通希望通過檔案管理系統(tǒng)便捷、高效的檔案收集方式，為您的工作、生活助力、加成！
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