企業(yè)證照檔案管理如何做？這篇干貨趕緊看
2022/9/27 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 639
營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、專利、商標(biāo)、著作權(quán)、質(zhì)量體系認(rèn)定證書、高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定證書、儀器儀表鑒定證書、土地證、房產(chǎn)證、車船行駛證，在你的企業(yè)當(dāng)中，是不是充斥著這些證照檔案？如何將把企業(yè)證照檔案管理工作做好，使之成為推動企業(yè)成長發(fā)展的加速器？我們需要掌握企業(yè)證照檔案管理的基本方法。
01企業(yè)證照管理有哪些基本原則？
1）證照檔案管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，維護(hù)證照檔案完整與安全，便于保管和利用。
2）證照檔案的利用需經(jīng)過相關(guān)人員審批。證照檔案由檔案管理部統(tǒng)一管理，有需要利用的檔案，需提交書面申請，經(jīng)過本部門及公司相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，備案后方可自行保管。
3）需有專門檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)企業(yè)證照檔案交接、保管、使用等環(huán)節(jié)的管理，定期對自行保管證照檔案的分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行知道、督查和檢查。
02證照檔案包括哪些范圍？
1）經(jīng)營類證：營業(yè)執(zhí)照、開戶許可證、機(jī)構(gòu)信用代碼證、統(tǒng)計(jì)證、貸款卡、公司章程、驗(yàn)資報(bào)告、股東會議決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、董事監(jiān)事經(jīng)理人員名單及簽字樣本、進(jìn)出口權(quán)登記證書、法人代表身份證復(fù)印件、新設(shè)公司審批單等；
2）資質(zhì)類證：企業(yè)資質(zhì)類證明等，包括資質(zhì)等級證書、安全許可證、高新技術(shù)企業(yè)企業(yè)證書、軟件企業(yè)證書、施工資質(zhì)證書、各行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營許可證及其它各種資質(zhì)證書等；
3）權(quán)證類證及其它：由政府職能部門核準(zhǔn)或頒發(fā)的權(quán)屬證明，包括國土使用證明、房屋產(chǎn)權(quán)證等以及其他證照。
03如何高效管理證照檔案？
1）公司證照檔案移交
一般情況下，新設(shè)、收購、變更、注銷等手續(xù)完成后，經(jīng)辦人應(yīng)在5個工作日內(nèi)，將公司所有證照檔案原件移交證照檔案管理部門歸檔存放。這其中涉及上述提到的證照包括審批表、營業(yè)執(zhí)照正/副、開戶許可證、機(jī)構(gòu)信用代碼證、章程或修正案、股東會決議、投資協(xié)議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議或合同、增（減）資協(xié)議、收購日評估報(bào)告、收購日審計(jì)報(bào)告、收購日財(cái)務(wù)報(bào)表、評估報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告、注銷報(bào)告、資質(zhì)證書等。
公司證照檔案在移交的過程當(dāng)中，需由證照檔案需求方提出申請，經(jīng)需求方部門負(fù)責(zé)任，接收方部門負(fù)責(zé)人審批后，移交相關(guān)證照檔案。會博通證照檔案管理系統(tǒng)，為公司檔案移交提供線上服務(wù)。通過審批流功能，用戶可直接套用企業(yè)內(nèi)置檔案移交模板，提交審批流程。通過流程，各環(huán)節(jié)上的相關(guān)負(fù)責(zé)人可以快速地進(jìn)行審批。
2）公司證照檔案的保管
公司證照檔案的掃描件，一般來說，應(yīng)該按公司為單位，單獨(dú)建立文件夾保存，文件夾以“檔號+公司名稱”命名。文件夾內(nèi)按照章程及修正案、股東會議決議、工商資料、資質(zhì)證照等分類存放。
收到新的證照檔案后，應(yīng)在當(dāng)天內(nèi)對證照檔案資料進(jìn)行掃描，以“A4”大小“JPG”格式保存。會博通證照檔案管理系統(tǒng)可連接各種樣式的掃描設(shè)備，批量掛接上傳掃描文件。同時(shí)，會博通也提供了可自由調(diào)整的分類框架，不論是章程及修正案，還是股東會議決議或者更多的公司證照，都可以進(jìn)行有序地保管。
3）公司證照檔案的使用
證照檔案與公司的安全經(jīng)營息息相關(guān)，未經(jīng)審批，通常情況換下，不得擅自對外提供。如果要使用證照檔案，需要經(jīng)辦人員填寫《證照檔案實(shí)用申請單》，依次注明證照檔案名稱、類型（原件、掃描件、復(fù)印件）、用途信息，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員審批，登記備案后，方可使用證照檔案。
為安全起見，所有對外提供的證照檔案復(fù)印件必須加蓋“僅限XXXXX使用，再次復(fù)印無效的受限章”。凡使用證照檔案原件必須在申請期限內(nèi)歸還，不能按時(shí)歸還的需要申請延期。
會博通證照檔案管理系統(tǒng)提供的審批流功能，不僅可以應(yīng)用在檔案移交的時(shí)候，也可以應(yīng)用于檔案的使用。使用方法同檔案移交，套用表單，提交相關(guān)流程，就可以實(shí)現(xiàn)線上審批。在安全方面，會博通可為用戶同步提供全局水印、類型水印、流程后續(xù)水印、二次水印的功能，不同動用PS等第三方工具，直接在系統(tǒng)上輸入內(nèi)容，就可自動添加水印。
此外，為保證公司證照的有效利用，會博通證照檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了證照國企提醒功能。每項(xiàng)證照都可啟用證照到期提醒服務(wù)，提醒周期可按日、周、月、年自定義設(shè)定。提醒方式支持系統(tǒng)消息提醒、短信消息提醒，完全不用擔(dān)心證照已借不還。
01企業(yè)證照管理有哪些基本原則？
1）證照檔案管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，維護(hù)證照檔案完整與安全，便于保管和利用。
2）證照檔案的利用需經(jīng)過相關(guān)人員審批。證照檔案由檔案管理部統(tǒng)一管理，有需要利用的檔案，需提交書面申請，經(jīng)過本部門及公司相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，備案后方可自行保管。
3）需有專門檔案負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)企業(yè)證照檔案交接、保管、使用等環(huán)節(jié)的管理，定期對自行保管證照檔案的分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行知道、督查和檢查。
02證照檔案包括哪些范圍？
1）經(jīng)營類證：營業(yè)執(zhí)照、開戶許可證、機(jī)構(gòu)信用代碼證、統(tǒng)計(jì)證、貸款卡、公司章程、驗(yàn)資報(bào)告、股東會議決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、董事監(jiān)事經(jīng)理人員名單及簽字樣本、進(jìn)出口權(quán)登記證書、法人代表身份證復(fù)印件、新設(shè)公司審批單等；
2）資質(zhì)類證：企業(yè)資質(zhì)類證明等，包括資質(zhì)等級證書、安全許可證、高新技術(shù)企業(yè)企業(yè)證書、軟件企業(yè)證書、施工資質(zhì)證書、各行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營許可證及其它各種資質(zhì)證書等；
3）權(quán)證類證及其它：由政府職能部門核準(zhǔn)或頒發(fā)的權(quán)屬證明，包括國土使用證明、房屋產(chǎn)權(quán)證等以及其他證照。
03如何高效管理證照檔案？
1）公司證照檔案移交
一般情況下，新設(shè)、收購、變更、注銷等手續(xù)完成后，經(jīng)辦人應(yīng)在5個工作日內(nèi)，將公司所有證照檔案原件移交證照檔案管理部門歸檔存放。這其中涉及上述提到的證照包括審批表、營業(yè)執(zhí)照正/副、開戶許可證、機(jī)構(gòu)信用代碼證、章程或修正案、股東會決議、投資協(xié)議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議或合同、增（減）資協(xié)議、收購日評估報(bào)告、收購日審計(jì)報(bào)告、收購日財(cái)務(wù)報(bào)表、評估報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)告、注銷報(bào)告、資質(zhì)證書等。
公司證照檔案在移交的過程當(dāng)中，需由證照檔案需求方提出申請，經(jīng)需求方部門負(fù)責(zé)任，接收方部門負(fù)責(zé)人審批后，移交相關(guān)證照檔案。會博通證照檔案管理系統(tǒng)，為公司檔案移交提供線上服務(wù)。通過審批流功能，用戶可直接套用企業(yè)內(nèi)置檔案移交模板，提交審批流程。通過流程，各環(huán)節(jié)上的相關(guān)負(fù)責(zé)人可以快速地進(jìn)行審批。
2）公司證照檔案的保管
公司證照檔案的掃描件，一般來說，應(yīng)該按公司為單位，單獨(dú)建立文件夾保存，文件夾以“檔號+公司名稱”命名。文件夾內(nèi)按照章程及修正案、股東會議決議、工商資料、資質(zhì)證照等分類存放。
收到新的證照檔案后，應(yīng)在當(dāng)天內(nèi)對證照檔案資料進(jìn)行掃描，以“A4”大小“JPG”格式保存。會博通證照檔案管理系統(tǒng)可連接各種樣式的掃描設(shè)備，批量掛接上傳掃描文件。同時(shí)，會博通也提供了可自由調(diào)整的分類框架，不論是章程及修正案，還是股東會議決議或者更多的公司證照，都可以進(jìn)行有序地保管。
3）公司證照檔案的使用
證照檔案與公司的安全經(jīng)營息息相關(guān)，未經(jīng)審批，通常情況換下，不得擅自對外提供。如果要使用證照檔案，需要經(jīng)辦人員填寫《證照檔案實(shí)用申請單》，依次注明證照檔案名稱、類型（原件、掃描件、復(fù)印件）、用途信息，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員審批，登記備案后，方可使用證照檔案。
為安全起見，所有對外提供的證照檔案復(fù)印件必須加蓋“僅限XXXXX使用，再次復(fù)印無效的受限章”。凡使用證照檔案原件必須在申請期限內(nèi)歸還，不能按時(shí)歸還的需要申請延期。
會博通證照檔案管理系統(tǒng)提供的審批流功能，不僅可以應(yīng)用在檔案移交的時(shí)候，也可以應(yīng)用于檔案的使用。使用方法同檔案移交，套用表單，提交相關(guān)流程，就可以實(shí)現(xiàn)線上審批。在安全方面，會博通可為用戶同步提供全局水印、類型水印、流程后續(xù)水印、二次水印的功能，不同動用PS等第三方工具，直接在系統(tǒng)上輸入內(nèi)容，就可自動添加水印。
此外，為保證公司證照的有效利用，會博通證照檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了證照國企提醒功能。每項(xiàng)證照都可啟用證照到期提醒服務(wù)，提醒周期可按日、周、月、年自定義設(shè)定。提醒方式支持系統(tǒng)消息提醒、短信消息提醒，完全不用擔(dān)心證照已借不還。
新形勢下，企業(yè)證照檔案管理在保障企業(yè)依法經(jīng)營、安全生產(chǎn)過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，構(gòu)建科學(xué)高效的證照檔案體系已成為提升企業(yè)競爭力的必經(jīng)之路。在企業(yè)成長發(fā)展之路上，會博通為您提供定制化貼心服務(wù)。
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