檔案信息化建設(shè)到底怎么搞？讓我們從最新“檔案法”入手
2022/9/29 0:00:00 來(lái)源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 698
近兩年，檔案信息化建設(shè)火了，大家都在用數(shù)字化手段，讓檔案管理更為高效，讓檔案利用更為便捷。
各種方向上的嘗試有很多，究竟怎樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)眾說(shuō)紛紜，本期內(nèi)容，筆者從2020年6月20日第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂的《檔案法》（該版本為目前最新版本），給大家進(jìn)行方向拆解。
檔案信息化建設(shè)7條法規(guī)，你得了解
1)各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。
2)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。
3)電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門會(huì)同有關(guān)部門制定。
4)國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。
5)電子檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。檔案館可以對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。
6)檔案館負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館。
7)國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。
檔案信息化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)滿足哪些要求
從以上7建議當(dāng)中，刨除政策性語(yǔ)句，我們可以提煉出這幾個(gè)關(guān)鍵詞：安全保存、備份保管、共享利用，以及與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。這些關(guān)鍵詞，為我們勾勒出新時(shí)代檔案信息化系統(tǒng)的模樣。
1）如何確保檔案信息化系統(tǒng)的安全性？
安全性包含很多方面，會(huì)博通檔案信息化系統(tǒng)也一直在檔案安全領(lǐng)域下功夫，目前形成了行業(yè)內(nèi)算是比較領(lǐng)先的安全管理體系。這其中的安全保障維度包括：SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密、細(xì)粒化的權(quán)限管理、操作痕跡監(jiān)控等，供各位參考。
2）如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的備份保管？
為了抵御病毒攻擊、認(rèn)為或自然災(zāi)害的破壞，會(huì)博通為用戶提供了本地、異地自動(dòng)備份的功能。進(jìn)行本地備份時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)以周為周期，在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，從一個(gè)磁盤，備份到另一個(gè)磁盤；進(jìn)行異地備份時(shí)，電子檔案服務(wù)器利用網(wǎng)絡(luò)路由，通過(guò)專用網(wǎng)絡(luò)與異地的電子檔案?jìng)浞莘?wù)器進(jìn)行鏈接，發(fā)送電子檔案數(shù)據(jù)。
3）如何提數(shù)字化檔案的利用率？
為了方便檔案分享、傳遞、會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)文檔、物品、資產(chǎn)自動(dòng)配置了二維碼、電子標(biāo)簽，通過(guò)分享電子條碼，可實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找，發(fā)起借用等操作。檔案的流通效率更高，很好地輔助了組織內(nèi)部業(yè)務(wù)開展。
4）如何與辦公自動(dòng)化或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接？
要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，首先得有辦公自動(dòng)化的應(yīng)用。在會(huì)博通當(dāng)中，我們就提供了包括流程審批、在線交流、工作日志、公共通訊錄、論壇中心、最新公告等辦公自動(dòng)化應(yīng)用。通過(guò)這些應(yīng)用，組織內(nèi)的成員用戶可以完成日常的協(xié)作交流。
在應(yīng)用系統(tǒng)方面，會(huì)博通基于強(qiáng)大的開放體系，可以與辦公系統(tǒng)對(duì)接，接收辦公系統(tǒng)移交過(guò)來(lái)的檔案數(shù)據(jù)。這些辦公系統(tǒng)包括泛微、致遠(yuǎn)、藍(lán)凌等在內(nèi)的OA系統(tǒng)，包括SAP、金蝶、擁有等在內(nèi)的ERP系統(tǒng)，包括稅務(wù)、銀行、淘寶、京東等在內(nèi)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及企業(yè)微信、釘釘、云之家等即時(shí)通訊工具。
360百科對(duì)檔案信息化的定義是：運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理于檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的社會(huì)化服務(wù)。
理解起來(lái)有點(diǎn)拗口，比較簡(jiǎn)單的概括就是，檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過(guò)程。
各種方向上的嘗試有很多，究竟怎樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)眾說(shuō)紛紜，本期內(nèi)容，筆者從2020年6月20日第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂的《檔案法》（該版本為目前最新版本），給大家進(jìn)行方向拆解。
檔案信息化建設(shè)7條法規(guī)，你得了解
1)各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。
2)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。
3)電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門會(huì)同有關(guān)部門制定。
4)國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。
5)電子檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。檔案館可以對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。
6)檔案館負(fù)責(zé)檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)建設(shè)數(shù)字檔案館。
7)國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。
檔案信息化系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)滿足哪些要求
從以上7建議當(dāng)中，刨除政策性語(yǔ)句，我們可以提煉出這幾個(gè)關(guān)鍵詞：安全保存、備份保管、共享利用，以及與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。這些關(guān)鍵詞，為我們勾勒出新時(shí)代檔案信息化系統(tǒng)的模樣。
1）如何確保檔案信息化系統(tǒng)的安全性？
安全性包含很多方面，會(huì)博通檔案信息化系統(tǒng)也一直在檔案安全領(lǐng)域下功夫，目前形成了行業(yè)內(nèi)算是比較領(lǐng)先的安全管理體系。這其中的安全保障維度包括：SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書 、電子印章、USBKey加密鎖、強(qiáng)密碼登錄控制等安全策略、防擴(kuò)散水印加密、細(xì)粒化的權(quán)限管理、操作痕跡監(jiān)控等，供各位參考。
2）如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的備份保管？
為了抵御病毒攻擊、認(rèn)為或自然災(zāi)害的破壞，會(huì)博通為用戶提供了本地、異地自動(dòng)備份的功能。進(jìn)行本地備份時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)以周為周期，在數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，從一個(gè)磁盤，備份到另一個(gè)磁盤；進(jìn)行異地備份時(shí)，電子檔案服務(wù)器利用網(wǎng)絡(luò)路由，通過(guò)專用網(wǎng)絡(luò)與異地的電子檔案?jìng)浞莘?wù)器進(jìn)行鏈接，發(fā)送電子檔案數(shù)據(jù)。
3）如何提數(shù)字化檔案的利用率？
為了方便檔案分享、傳遞、會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)文檔、物品、資產(chǎn)自動(dòng)配置了二維碼、電子標(biāo)簽，通過(guò)分享電子條碼，可實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找，發(fā)起借用等操作。檔案的流通效率更高，很好地輔助了組織內(nèi)部業(yè)務(wù)開展。
4）如何與辦公自動(dòng)化或者業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接？
要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，首先得有辦公自動(dòng)化的應(yīng)用。在會(huì)博通當(dāng)中，我們就提供了包括流程審批、在線交流、工作日志、公共通訊錄、論壇中心、最新公告等辦公自動(dòng)化應(yīng)用。通過(guò)這些應(yīng)用，組織內(nèi)的成員用戶可以完成日常的協(xié)作交流。
在應(yīng)用系統(tǒng)方面，會(huì)博通基于強(qiáng)大的開放體系，可以與辦公系統(tǒng)對(duì)接，接收辦公系統(tǒng)移交過(guò)來(lái)的檔案數(shù)據(jù)。這些辦公系統(tǒng)包括泛微、致遠(yuǎn)、藍(lán)凌等在內(nèi)的OA系統(tǒng)，包括SAP、金蝶、擁有等在內(nèi)的ERP系統(tǒng)，包括稅務(wù)、銀行、淘寶、京東等在內(nèi)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)以及企業(yè)微信、釘釘、云之家等即時(shí)通訊工具。
360百科對(duì)檔案信息化的定義是：運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理于檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息化的社會(huì)化服務(wù)。
理解起來(lái)有點(diǎn)拗口，比較簡(jiǎn)單的概括就是，檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過(guò)程。
檔案信息化到底怎么搞？結(jié)合最新檔案法，我們的回答是：安全性+備份保管+高利用率+自動(dòng)化辦公+開放性。以上幾個(gè)方面都是會(huì)博通數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)正在實(shí)踐、爭(zhēng)取創(chuàng)新的方向，目前這些方面的成果，也都很好得到了實(shí)踐，擁有不錯(cuò)的口碑。
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