機關(guān)檔案工作的重點任務(wù)是什么？“十四五”給你答案
2022/9/29 0:00:00 來源：行業(yè)動態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 458
“最重要的事情要優(yōu)先，別被瑣事所擾”，這是《高效能人士的七個習(xí)慣》一書中告訴我們關(guān)于工作與生活的原則。想要做到要事第一，首先我們得明白什么樣的事情，才算得上是要緊事。那么，奮斗在事業(yè)單位檔案管理一線的朋友們，大家知道自己的工作重點是什么嗎？
本期內(nèi)容，筆者從《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中，幫大家梳理事業(yè)單位檔案管理十大重點任務(wù)方向，讓大家在正確的方向上，爭取以比較快的速度，做好檔案管理工作。
1）全面落實檔案工作責(zé)任制度
全面落實檔案工作責(zé)任制，按照檔案法律法規(guī)和《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）等規(guī)章的要求，進一步梳理機關(guān)單位主要負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門及工作人員、文書業(yè)務(wù)部門及工作人員分別承擔(dān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理責(zé)任、執(zhí)行責(zé)任內(nèi)容，制定檔案工作責(zé)任清單，建立健全責(zé)任考核機制，防止責(zé)任不清、履行不力等現(xiàn)象發(fā)生。
落實責(zé)任制要注意與《規(guī)定》中建立檔案工作協(xié)調(diào)機制、設(shè)立或指定機關(guān)檔案部門、組成檔案工作網(wǎng)絡(luò)的要求結(jié)合起來，確保責(zé)任落實具備充分的機制、組織和人員支撐，切實將各項責(zé)任落實到人、落實到位。
2）做好分層次監(jiān)督指導(dǎo)工作
采取有針對性的政策、措施，解決好所屬單位檔案工作這個難點，打通部門檔案館這個堵點。
難點難在所屬單位多、檔案類型雜，需要繼續(xù)把牢檔案目錄繳送備案、文件材料歸檔范圍和保管期限表審批兩個抓手，積極探索與機關(guān)本級一體化管理或同標(biāo)準管理，有效提升所屬機構(gòu)檔案工作水平。堵點是指部門檔案館發(fā)展乏力、機關(guān)建立檔案館不暢導(dǎo)致機關(guān)本級檔案工作上升空間受限問題。
3）加強館庫建設(shè)與管理工作
要求“督促存在安全隱患問題或不符合面積等要求的進行新建或改造”，“完善檔案庫房內(nèi)控制度”等，明確了機關(guān)檔案安全管理的“硬件”和“軟件”要求?！坝布币蠹椿A(chǔ)設(shè)施要求，包括檔案用房、檔案用具、設(shè)施設(shè)備和信息化基礎(chǔ)設(shè)施要求等；“軟件”要求即檔案保管與保護要求，包括檔案出入庫登記、檔案保管情況檢查、庫房溫濕度控制、檔案的日常防護、檔案應(yīng)急情況處置等。
4）實施檔案管理“三合一”制度
“三合一”制度是指在實踐中形成的，以檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式，規(guī)范、指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。
貫徹檔案管理“三合一”制度，要在實施國家檔案局令第8號的基礎(chǔ)上，落實《規(guī)定》中“機關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”要求，將機關(guān)檔案保管期限表的編制內(nèi)容從文書檔案擴展到各個門類，真正做到全面、系統(tǒng)反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，真正實現(xiàn)檔案收集、整理、鑒定等一個標(biāo)準立到底。已經(jīng)編制文書檔案保管期限表的，可以接續(xù)編制其他門類檔案保管期限表并經(jīng)審查同意后施行。
5）做好重大活動檔案管理
機關(guān)要以《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》為依據(jù)，明晰活動檔案范圍和歸屬流向，把握工作開展原則和部門職責(zé)分工。檔案管理對象上，做到“全覆蓋”，將活動形成的所有門類、類型文件材料納入管理范圍；管理方法上，做到“全納入”，將活動檔案管理納入單位日常檔案管理，保證在收集范圍、分類方法和整理規(guī)則上與其他檔案保持協(xié)調(diào)一致；管理目標(biāo)上，做到“全專題”，通過建立專題目錄、建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫等方式對檔案實施全專題化管理。
6）優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)與質(zhì)量
一是“調(diào)結(jié)構(gòu)”，加強國家重大發(fā)展戰(zhàn)略和地方中心工作等重點領(lǐng)域，關(guān)系國家安全、國計民生、公共服務(wù)、新興產(chǎn)業(yè)等重點行業(yè)檔案收集工作，做好脫貧攻堅和疫情防控等涉及新時代新成就國家記憶工程建設(shè)相關(guān)檔案收集工作，同時定期開展保管到期檔案鑒定處置工作，暢通檔案資源入口出口，從根本上實現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)調(diào)整。
二是“提質(zhì)量”，加強機關(guān)各門類檔案集中統(tǒng)一管理，規(guī)范建檔工作，提高歸檔文件質(zhì)量，深化檔案檢索工具、全宗介紹、組織沿革、大事記和全宗卷編制工作，提升檔案內(nèi)容管理水平。
7）提升檔案利用與開發(fā)水平
要深入挖掘檔案資源，及時精準地為各級黨委和政府決策提供參考；圍繞重要時間節(jié)點、重大紀念活動，開展展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作、公益講座等，尤其是要充分發(fā)揮紅色檔案在理想信念教育中的重要作用。要持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境，簡化檔案利用程序，扎實推進在線查詢利用服務(wù)，更好地滿足利用者檔案信息和檔案文化需求。
檔案開發(fā)工作要立足實際，由易到難，首先做好基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集等檔案編研工作，再循序推進設(shè)立檔案展覽、拍攝專題片工作，具備條件的機關(guān)要積極探索知識管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)的應(yīng)用，不斷拓展檔案開發(fā)領(lǐng)域和深度。
8）完善檔案開放審核機制
一是要完善開放審核機制，明確機關(guān)開放審核工作屬性，厘清與檔案館之間的職責(zé)分工，在此基礎(chǔ)上對審核工作的組織、程序和要求作出明確規(guī)定。
二是要充分發(fā)揮現(xiàn)有組織機制作用，結(jié)合或直接運用檔案工作協(xié)調(diào)機制、檔案工作網(wǎng)絡(luò)、鑒定小組等組織形式推進審核工作。鑒定處置工作開展比較充分的機關(guān)，建議直接依托鑒定小組開展審核工作，具體要求按照《規(guī)定》執(zhí)行。三是要做好與保密、信息公開工作的銜接，將開放審核與解密審核、信息公開密切結(jié)合起來。
9）規(guī)范電子文件歸檔與移交
開展機關(guān)檔案信息化工作，要在繼續(xù)做好數(shù)字化工作的同時，將重心轉(zhuǎn)移到電子文件管理上來，保證電子文件“收得進，管得好，交得出”。
“收得進”就是要完善電子文件歸檔機制，強化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，著力推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，保障各領(lǐng)域尤其是電子公文、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”電子文件等歸檔工作廣泛開展?！肮艿煤谩本褪且詳?shù)字檔案室建設(shè)為基礎(chǔ)，對照相關(guān)標(biāo)準，大力推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件單套制管理，實現(xiàn)電子文件規(guī)范管理、高質(zhì)量管理?！敖坏贸觥本褪且訌姍C關(guān)與檔案館檔案信息化工作的協(xié)調(diào)，建立健全電子檔案移交制度，進一步規(guī)范工作流程和技術(shù)標(biāo)準，全面開展電子檔案移交與接收工作，實現(xiàn)電子檔案應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收。
10）推進檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型
機關(guān)推進檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，要重點把握3項任務(wù)：一是以電子文件單套制管理和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化為方向，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，推動數(shù)字檔案資源戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。二是加快數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級，不斷拓展檔案服務(wù)應(yīng)用場景，著力提升數(shù)字檔案服務(wù)水平。三是建立健全數(shù)字監(jiān)管手段，探索實施檔案工作智能化管控，為機關(guān)決策提供有力支撐，推進檔案數(shù)字治理取得實效。
做好事業(yè)單位檔案工作的密碼是什么？答案是，全面落實檔案工作責(zé)任制度、做好分層次監(jiān)督指導(dǎo)工作、加強館庫建設(shè)與管理工作、實施檔案管理“三合一”制度、做好重大活動檔案管理、優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)與質(zhì)量、提升檔案利用與開發(fā)水平、完善檔案開放審核機制、規(guī)范電子化文件過當(dāng)與移交、推進檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型。
將大部分精力以及資源，放在以上10項重點檔案工作任務(wù)，相信您的工作成效一定會越來越高。當(dāng)然，除了從意識上認識工作重點外，為了更好地做好檔案工作，您也可以借助一款好用的檔案管理工具。
本期內(nèi)容，筆者從《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中，幫大家梳理事業(yè)單位檔案管理十大重點任務(wù)方向，讓大家在正確的方向上，爭取以比較快的速度，做好檔案管理工作。
1）全面落實檔案工作責(zé)任制度
全面落實檔案工作責(zé)任制，按照檔案法律法規(guī)和《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）等規(guī)章的要求，進一步梳理機關(guān)單位主要負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門及工作人員、文書業(yè)務(wù)部門及工作人員分別承擔(dān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理責(zé)任、執(zhí)行責(zé)任內(nèi)容，制定檔案工作責(zé)任清單，建立健全責(zé)任考核機制，防止責(zé)任不清、履行不力等現(xiàn)象發(fā)生。
落實責(zé)任制要注意與《規(guī)定》中建立檔案工作協(xié)調(diào)機制、設(shè)立或指定機關(guān)檔案部門、組成檔案工作網(wǎng)絡(luò)的要求結(jié)合起來，確保責(zé)任落實具備充分的機制、組織和人員支撐，切實將各項責(zé)任落實到人、落實到位。
2）做好分層次監(jiān)督指導(dǎo)工作
采取有針對性的政策、措施，解決好所屬單位檔案工作這個難點，打通部門檔案館這個堵點。
難點難在所屬單位多、檔案類型雜，需要繼續(xù)把牢檔案目錄繳送備案、文件材料歸檔范圍和保管期限表審批兩個抓手，積極探索與機關(guān)本級一體化管理或同標(biāo)準管理，有效提升所屬機構(gòu)檔案工作水平。堵點是指部門檔案館發(fā)展乏力、機關(guān)建立檔案館不暢導(dǎo)致機關(guān)本級檔案工作上升空間受限問題。
3）加強館庫建設(shè)與管理工作
要求“督促存在安全隱患問題或不符合面積等要求的進行新建或改造”，“完善檔案庫房內(nèi)控制度”等，明確了機關(guān)檔案安全管理的“硬件”和“軟件”要求?！坝布币蠹椿A(chǔ)設(shè)施要求，包括檔案用房、檔案用具、設(shè)施設(shè)備和信息化基礎(chǔ)設(shè)施要求等；“軟件”要求即檔案保管與保護要求，包括檔案出入庫登記、檔案保管情況檢查、庫房溫濕度控制、檔案的日常防護、檔案應(yīng)急情況處置等。
4）實施檔案管理“三合一”制度
“三合一”制度是指在實踐中形成的，以檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三者合一的方式，規(guī)范、指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。
貫徹檔案管理“三合一”制度，要在實施國家檔案局令第8號的基礎(chǔ)上，落實《規(guī)定》中“機關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”要求，將機關(guān)檔案保管期限表的編制內(nèi)容從文書檔案擴展到各個門類，真正做到全面、系統(tǒng)反映機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌，真正實現(xiàn)檔案收集、整理、鑒定等一個標(biāo)準立到底。已經(jīng)編制文書檔案保管期限表的，可以接續(xù)編制其他門類檔案保管期限表并經(jīng)審查同意后施行。
5）做好重大活動檔案管理
機關(guān)要以《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》為依據(jù)，明晰活動檔案范圍和歸屬流向，把握工作開展原則和部門職責(zé)分工。檔案管理對象上，做到“全覆蓋”，將活動形成的所有門類、類型文件材料納入管理范圍；管理方法上，做到“全納入”，將活動檔案管理納入單位日常檔案管理，保證在收集范圍、分類方法和整理規(guī)則上與其他檔案保持協(xié)調(diào)一致；管理目標(biāo)上，做到“全專題”，通過建立專題目錄、建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫等方式對檔案實施全專題化管理。
6）優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)與質(zhì)量
一是“調(diào)結(jié)構(gòu)”，加強國家重大發(fā)展戰(zhàn)略和地方中心工作等重點領(lǐng)域，關(guān)系國家安全、國計民生、公共服務(wù)、新興產(chǎn)業(yè)等重點行業(yè)檔案收集工作，做好脫貧攻堅和疫情防控等涉及新時代新成就國家記憶工程建設(shè)相關(guān)檔案收集工作，同時定期開展保管到期檔案鑒定處置工作，暢通檔案資源入口出口，從根本上實現(xiàn)檔案資源結(jié)構(gòu)調(diào)整。
二是“提質(zhì)量”，加強機關(guān)各門類檔案集中統(tǒng)一管理，規(guī)范建檔工作，提高歸檔文件質(zhì)量，深化檔案檢索工具、全宗介紹、組織沿革、大事記和全宗卷編制工作，提升檔案內(nèi)容管理水平。
7）提升檔案利用與開發(fā)水平
要深入挖掘檔案資源，及時精準地為各級黨委和政府決策提供參考；圍繞重要時間節(jié)點、重大紀念活動，開展展覽陳列、新媒體傳播、編研出版、影視制作、公益講座等，尤其是要充分發(fā)揮紅色檔案在理想信念教育中的重要作用。要持續(xù)優(yōu)化檔案利用環(huán)境，簡化檔案利用程序，扎實推進在線查詢利用服務(wù)，更好地滿足利用者檔案信息和檔案文化需求。
檔案開發(fā)工作要立足實際，由易到難，首先做好基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集等檔案編研工作，再循序推進設(shè)立檔案展覽、拍攝專題片工作，具備條件的機關(guān)要積極探索知識管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)的應(yīng)用，不斷拓展檔案開發(fā)領(lǐng)域和深度。
8）完善檔案開放審核機制
一是要完善開放審核機制，明確機關(guān)開放審核工作屬性，厘清與檔案館之間的職責(zé)分工，在此基礎(chǔ)上對審核工作的組織、程序和要求作出明確規(guī)定。
二是要充分發(fā)揮現(xiàn)有組織機制作用，結(jié)合或直接運用檔案工作協(xié)調(diào)機制、檔案工作網(wǎng)絡(luò)、鑒定小組等組織形式推進審核工作。鑒定處置工作開展比較充分的機關(guān)，建議直接依托鑒定小組開展審核工作，具體要求按照《規(guī)定》執(zhí)行。三是要做好與保密、信息公開工作的銜接，將開放審核與解密審核、信息公開密切結(jié)合起來。
9）規(guī)范電子文件歸檔與移交
開展機關(guān)檔案信息化工作，要在繼續(xù)做好數(shù)字化工作的同時，將重心轉(zhuǎn)移到電子文件管理上來，保證電子文件“收得進，管得好，交得出”。
“收得進”就是要完善電子文件歸檔機制，強化各領(lǐng)域電子文件歸檔工作，著力推進在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，保障各領(lǐng)域尤其是電子公文、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”電子文件等歸檔工作廣泛開展?！肮艿煤谩本褪且詳?shù)字檔案室建設(shè)為基礎(chǔ)，對照相關(guān)標(biāo)準，大力推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件單套制管理，實現(xiàn)電子文件規(guī)范管理、高質(zhì)量管理?！敖坏贸觥本褪且訌姍C關(guān)與檔案館檔案信息化工作的協(xié)調(diào)，建立健全電子檔案移交制度，進一步規(guī)范工作流程和技術(shù)標(biāo)準，全面開展電子檔案移交與接收工作，實現(xiàn)電子檔案應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收。
10）推進檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型
機關(guān)推進檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，要重點把握3項任務(wù)：一是以電子文件單套制管理和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化為方向，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系，推動數(shù)字檔案資源戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。二是加快數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級，不斷拓展檔案服務(wù)應(yīng)用場景，著力提升數(shù)字檔案服務(wù)水平。三是建立健全數(shù)字監(jiān)管手段，探索實施檔案工作智能化管控，為機關(guān)決策提供有力支撐，推進檔案數(shù)字治理取得實效。
做好事業(yè)單位檔案工作的密碼是什么？答案是，全面落實檔案工作責(zé)任制度、做好分層次監(jiān)督指導(dǎo)工作、加強館庫建設(shè)與管理工作、實施檔案管理“三合一”制度、做好重大活動檔案管理、優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)與質(zhì)量、提升檔案利用與開發(fā)水平、完善檔案開放審核機制、規(guī)范電子化文件過當(dāng)與移交、推進檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型。
將大部分精力以及資源，放在以上10項重點檔案工作任務(wù)，相信您的工作成效一定會越來越高。當(dāng)然，除了從意識上認識工作重點外，為了更好地做好檔案工作，您也可以借助一款好用的檔案管理工具。
會博通事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，基于多年實踐，以及對政策的深入解剖制定，能夠全方位滿足各種事業(yè)單位檔案管理需求。高效審批的工作流功能、檔案文件實時歸檔、快速地檔案查詢、便捷的檔案借閱與利用、智能化的檔案編研，這些功能經(jīng)過各行業(yè)打磨，口碑在行業(yè)當(dāng)中一直處于領(lǐng)先。在高效工作的旅程當(dāng)中，有會博通的身影能更輕松!
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