檔案管理新趨勢(shì)！閉環(huán)檔案監(jiān)管模式拉開(kāi)序幕
2022/10/31 0:00:00 來(lái)源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 698
最近，浙江省德清縣檔案部門(mén)，在建立檔案工作靠前監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制的過(guò)程中，以“事前預(yù)防”、“事中跟進(jìn)”、“事后評(píng)價(jià)”的方式，打造了閉環(huán)檔案監(jiān)管模式，進(jìn)一步完善檔案管理。
9月份的時(shí)候，筆者跟大家介紹的檔案管理系統(tǒng) “閉環(huán)神器” （此處可鏈接文章：檔案管理系統(tǒng)的 “閉環(huán)神器”：知識(shí)質(zhì)量評(píng)價(jià)），大家還記的嗎？其實(shí)不止是知識(shí)質(zhì)量評(píng)價(jià)，目前，會(huì)博通檔案管理軟件，在打造閉環(huán)式檔案管理模式上，已經(jīng)布局了很多功能應(yīng)用。
01多人協(xié)同合作，讓檔案收集更及時(shí)
為確保檔案收集及時(shí)與完整，浙江德清檔案部門(mén)通過(guò)督促的方式，推動(dòng)各單位在開(kāi)展檔案檔案整理、數(shù)字化加工前一周內(nèi)，將工作內(nèi)容、委托中介、進(jìn)駐時(shí)間等相關(guān)事項(xiàng)完成登記報(bào)備。
在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，督促是必要且能夠保證效果的一種形式，只有從思想上形成及時(shí)歸檔的意識(shí)，才能更為主動(dòng)地講檔案管理工作做好。不過(guò)思想上提高了，還需要工具來(lái)輔助，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)支持多人同時(shí)登錄。在歸檔的過(guò)程中，系統(tǒng)管理員可賦予檔案收集人員指定檔案收集權(quán)限，直接在線上進(jìn)行檔案收集工作。
此外，支持OA、ERP、企業(yè)微信、釘釘?shù)鹊谌较到y(tǒng)跨平臺(tái)，直接發(fā)送轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)的功能，也為檔案的及時(shí)規(guī)整，提供了很大的便利。
02 系統(tǒng)化統(tǒng)計(jì)，全面掌控檔案管理進(jìn)度
為掌握檔案管理進(jìn)度，確保檔案工作質(zhì)量，一般情況下，上級(jí)部門(mén)需要重點(diǎn)關(guān)注前期存在較大問(wèn)題的單位及歸檔量較大的單位不定期上門(mén)抽檢并及時(shí)通報(bào)。
與此同時(shí)，會(huì)博通內(nèi)置工作流審批功能，檔案存儲(chǔ)審批、借閱審批、銷毀審批等過(guò)程手續(xù)都會(huì)一一記錄在系統(tǒng)當(dāng)中，可謂是檔案的“檔案”，可有效幫助管理者，了解檔案實(shí)時(shí)的應(yīng)用情況。
03質(zhì)量評(píng)價(jià)功能，幫助檔案發(fā)揮最大價(jià)值
使用檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的質(zhì)量評(píng)價(jià)功能，每一個(gè)有權(quán)限的用戶，都可以直接在檔案下進(jìn)行評(píng)分，并填寫(xiě)評(píng)價(jià)，以便檔案后續(xù)利用人員做參考，提高檔案利用的效率和價(jià)值。
實(shí)質(zhì)上，質(zhì)量評(píng)價(jià)功能，就相當(dāng)于是整個(gè)檔案管理體系當(dāng)中實(shí)施社區(qū)，不同部門(mén)、不同人員在檔案下方進(jìn)行輸出，有助于拓寬大家的業(yè)務(wù)維度與連接。
什么是閉環(huán)思維？簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，“閉環(huán)”指的是任務(wù)或工作的結(jié)果，需要最終反饋到任務(wù)的發(fā)起者。用《閉環(huán)思維》一書(shū)的總結(jié)就是：凡事有交代，件件有著落，事事有回音，這對(duì)于工作來(lái)說(shuō)非常重要。所以，今天你閉環(huán)了嗎？
9月份的時(shí)候，筆者跟大家介紹的檔案管理系統(tǒng) “閉環(huán)神器” （此處可鏈接文章：檔案管理系統(tǒng)的 “閉環(huán)神器”：知識(shí)質(zhì)量評(píng)價(jià)），大家還記的嗎？其實(shí)不止是知識(shí)質(zhì)量評(píng)價(jià)，目前，會(huì)博通檔案管理軟件，在打造閉環(huán)式檔案管理模式上，已經(jīng)布局了很多功能應(yīng)用。
01多人協(xié)同合作，讓檔案收集更及時(shí)
為確保檔案收集及時(shí)與完整，浙江德清檔案部門(mén)通過(guò)督促的方式，推動(dòng)各單位在開(kāi)展檔案檔案整理、數(shù)字化加工前一周內(nèi)，將工作內(nèi)容、委托中介、進(jìn)駐時(shí)間等相關(guān)事項(xiàng)完成登記報(bào)備。
在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，督促是必要且能夠保證效果的一種形式，只有從思想上形成及時(shí)歸檔的意識(shí)，才能更為主動(dòng)地講檔案管理工作做好。不過(guò)思想上提高了，還需要工具來(lái)輔助，會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)支持多人同時(shí)登錄。在歸檔的過(guò)程中，系統(tǒng)管理員可賦予檔案收集人員指定檔案收集權(quán)限，直接在線上進(jìn)行檔案收集工作。
此外，支持OA、ERP、企業(yè)微信、釘釘?shù)鹊谌较到y(tǒng)跨平臺(tái)，直接發(fā)送轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)的功能，也為檔案的及時(shí)規(guī)整，提供了很大的便利。
02 系統(tǒng)化統(tǒng)計(jì)，全面掌控檔案管理進(jìn)度
為掌握檔案管理進(jìn)度，確保檔案工作質(zhì)量，一般情況下，上級(jí)部門(mén)需要重點(diǎn)關(guān)注前期存在較大問(wèn)題的單位及歸檔量較大的單位不定期上門(mén)抽檢并及時(shí)通報(bào)。
在會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)中，提供了豐富的統(tǒng)計(jì)功能，讓具備檔案監(jiān)管權(quán)限的人能實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案當(dāng)前狀態(tài)。統(tǒng)計(jì)類型有檔案類型分布統(tǒng)計(jì)、檔案年度分布統(tǒng)計(jì)、檔案保管期限統(tǒng)計(jì)、檔案密集分布統(tǒng)計(jì)等，管理員可以清晰了解歸檔實(shí)況。
與此同時(shí)，會(huì)博通內(nèi)置工作流審批功能，檔案存儲(chǔ)審批、借閱審批、銷毀審批等過(guò)程手續(xù)都會(huì)一一記錄在系統(tǒng)當(dāng)中，可謂是檔案的“檔案”，可有效幫助管理者，了解檔案實(shí)時(shí)的應(yīng)用情況。
03質(zhì)量評(píng)價(jià)功能，幫助檔案發(fā)揮最大價(jià)值
使用檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中的質(zhì)量評(píng)價(jià)功能，每一個(gè)有權(quán)限的用戶，都可以直接在檔案下進(jìn)行評(píng)分，并填寫(xiě)評(píng)價(jià)，以便檔案后續(xù)利用人員做參考，提高檔案利用的效率和價(jià)值。
實(shí)質(zhì)上，質(zhì)量評(píng)價(jià)功能，就相當(dāng)于是整個(gè)檔案管理體系當(dāng)中實(shí)施社區(qū)，不同部門(mén)、不同人員在檔案下方進(jìn)行輸出，有助于拓寬大家的業(yè)務(wù)維度與連接。
什么是閉環(huán)思維？簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，“閉環(huán)”指的是任務(wù)或工作的結(jié)果，需要最終反饋到任務(wù)的發(fā)起者。用《閉環(huán)思維》一書(shū)的總結(jié)就是：凡事有交代，件件有著落，事事有回音，這對(duì)于工作來(lái)說(shuō)非常重要。所以，今天你閉環(huán)了嗎？
會(huì)博通檔案管理系統(tǒng)，用閉環(huán)思維，輔助您躍遷高階的檔案管理世界。
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