工程竣工資料的完整性和準(zhǔn)確性如何實(shí)現(xiàn)？工程檔案管理必看！
2022/12/21 0:00:00 來源：行業(yè)動(dòng)態(tài) 作者：小博 瀏覽量： 696
工程竣工資料是工程檔案的前身，是在工程建設(shè)全過程當(dāng)中直接形成的，具有保存價(jià)值、需歸檔保存以供查考利用的全部文字材料、圖紙、圖表、聲像以及其它材料。工程檔案是工程建設(shè)全程的真實(shí)寫照，做好工程檔案管理對后續(xù)工程的運(yùn)維具有重大的歷史意義。
想要全面反映工程狀況，需要對工程竣工資料進(jìn)行全面保存和歸檔。確保工程項(xiàng)目資料的完整性和準(zhǔn)確性非常重要！是我們做好工程項(xiàng)目管理的關(guān)鍵點(diǎn)之一。
01工程竣工資料的完整性與準(zhǔn)確性及其意義
工程竣工資料的完整性是指一個(gè)工程項(xiàng)目所應(yīng)形成和歸檔的一切正確竣工圖紙、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目進(jìn)度、審批回執(zhí)、驗(yàn)收報(bào)告、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)憑證的齊全完整，沒有遺失遺漏現(xiàn)象。工程竣工資料的內(nèi)容具體要求如下：
（1）文字資料與圖紙的對應(yīng)配套，即每套施工圖紙都有相應(yīng)的施工記錄與之對應(yīng)，每份文字資料又都準(zhǔn)確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結(jié)果。
（2）是文字資料和圖紙與實(shí)物相符，做到文物吻合、圖物相符。
工程竣工資料的完整性是其準(zhǔn)確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準(zhǔn)確性也就無從談起。而準(zhǔn)確性是其完整性的最終體現(xiàn)，只有準(zhǔn)確的竣工資料才能完整地記錄實(shí)物。因此，只有完整和準(zhǔn)確的工程竣工資料才能真實(shí)地記載和再現(xiàn)實(shí)物，為日后生產(chǎn)使用、維護(hù)和改、擴(kuò)建提供系統(tǒng)全面、準(zhǔn)確可靠的檔案信息和第一手歷史資料。
02工程竣工資料現(xiàn)狀及存在的問題
盡管工程資料完整具有如此重大的意義和作用，但其收集和整理工作仍存在許多可亟待解決的問題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：
(1)編制人員不固定
工程資料的編制人員不固定，且缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)知識，因而資料的整編很不規(guī)范。如用紙與用墨不規(guī)范，損害了檔案的保存壽命；整理方法不科學(xué)，破壞了竣工資料的系統(tǒng)性和成套性；資料收集不齊全、圖紙標(biāo)注不正確等，影響了竣工資料的完整與準(zhǔn)確性，也給檔案部門的驗(yàn)收工作帶來了麻煩，大大加重了他們的工作量。
(2)一些新事物的出現(xiàn)伴生而來的新問題。
使檔案管理與工程管理脫節(jié)，出現(xiàn)一手軟一手硬的現(xiàn)象。
(4) 檔案意識薄弱
普遍存在輕視檔案工作的現(xiàn)象，沒有把檔案的收集整理工作當(dāng)作一件很重要很緊迫的事來抓，檔案意識的普遍薄弱是制約工程竣工資料工作的思想束縛。
03確保工程資料完整性和準(zhǔn)確性的措施與方法
1、加強(qiáng)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理
只有制定切實(shí)可行的編制與歸檔辦法，并從制度上加以規(guī)范和約束，才能從根本上保證工程竣工資料的完整與準(zhǔn)確性，并使其編制與歸檔實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
為規(guī)范做法，上級檔案部門、建設(shè)部門等相關(guān)部門應(yīng)盡快制定統(tǒng)一的監(jiān)理資料驗(yàn)收規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以明確監(jiān)理資料驗(yàn)收的范圍、對象、方法及要求，使基層單位的工作有章可循，工作才不致盲目。
2、加強(qiáng)對收集整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)
（1）加強(qiáng)對施工單位現(xiàn)場技術(shù)人員和資料員進(jìn)行工前指導(dǎo)?，F(xiàn)場技術(shù)人員和資料員是工程竣工資料的第一形成者和管理者，他們的檔案素質(zhì)將直接影響著工程竣工資料的完整和準(zhǔn)確性。因此應(yīng)緊緊抓住工前這一寶貴時(shí)期，加強(qiáng)對他們進(jìn)行針對性培訓(xùn)，主要對他們進(jìn)行三方面培訓(xùn)：一是資料的形成要規(guī)范。如資料載體要耐久易保存、簽字手續(xù)要齊全等。二是要求他們注意平時(shí)積累，不可臨時(shí)抱佛腳采用后補(bǔ)甚至仿造的辦法搪塞。三是加強(qiáng)對資料整編方法的指導(dǎo)，特別是設(shè)計(jì)變更在圖紙上的標(biāo)注。許多施工單位的資料編制人員標(biāo)注很不規(guī)范，漏標(biāo)、錯(cuò)標(biāo)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了竣工圖紙對實(shí)物的準(zhǔn)確反映，影響了日后的查閱利用。
（2）對使用單位技術(shù)員和資料員進(jìn)行指導(dǎo)。使用單位現(xiàn)場人員作為工程現(xiàn)場管理者，他們熟悉現(xiàn)場了解施工情況，且具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識，如果他們與熟悉工程竣工資料的收集整理驗(yàn)收方法的資料員配合，在管理工程的同時(shí)監(jiān)管乙方人員竣工資料的收集整理工作，則往往能收到事半功倍的效果。
（3）在施工過程中對資料的形成積累和收集編制情況進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，檔案部門應(yīng)掌握工程進(jìn)程，加強(qiáng)對工程每個(gè)階段、每個(gè)分項(xiàng)的工程資料工作的同步監(jiān)督和指導(dǎo)，盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題，要堅(jiān)決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時(shí)收集的現(xiàn)象，將資料遺失遺漏現(xiàn)象制止于它的形成期。
（4）緊緊抓住工程竣工的關(guān)鍵時(shí)刻，對竣工資料的整理移交進(jìn)行監(jiān)督檢查。攀鋼檔案館一直以來都積極參加公司立項(xiàng)的各個(gè)工程的竣工驗(yàn)收會(huì)議，以了解工程概貌進(jìn)而對資料整理中存在的問題及時(shí)解決。
3、保持工程管理與工程資料管理的同步進(jìn)行
任何一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目，大致可分為設(shè)計(jì)、施工、竣工三個(gè)階段，檔案管理要實(shí)現(xiàn)與工程管理同步進(jìn)行，必須緊扣這三個(gè)環(huán)節(jié)。
（1）設(shè)計(jì)階段。檔案部門要和有關(guān)部門檔案人員密切配合，了解工程設(shè)計(jì)進(jìn)度，做好設(shè)計(jì)檔案的收集工作，并為以后接收竣工資料掌握情況，對將要形成的竣工檔案的范圍、數(shù)量、內(nèi)容有個(gè)初步的了解。
（2）施工階段。檔案管理的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向工程管理和施工過程中形成的各種資料，檔案部門應(yīng)依靠工程指揮部門和施工單位，使工程管理與竣工資料的形成、積累和審定工作同步進(jìn)行，各有關(guān)部門檔案員和資料員應(yīng)積極協(xié)助工程技術(shù)人員做好文件材料的形成積累，檔案部門要逐期檢查與督促，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決。
（3）工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案部門要直接參與驗(yàn)收工作，對工程竣工資料形成的全過程以及其內(nèi)容是否符合工程實(shí)體進(jìn)行同步驗(yàn)收，以確保其準(zhǔn)確與完整性。
4、相關(guān)部門驗(yàn)收人員要嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)
做為工程竣工資料的最后一個(gè)關(guān)口，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗(yàn)收人員要密切配合、嚴(yán)格把關(guān)，按要求對移交來的竣工資料進(jìn)行質(zhì)量審查，并指導(dǎo)資料編制人員正確整改。為確保移交資料的完整性，驗(yàn)收人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
（1）在設(shè)計(jì)檔案庫存信息的基礎(chǔ)上，與相關(guān)單位密切配合，制作詳盡完備的工號圖號對照表，對移交的竣工資料的所有圖號逐一核對，如有遺漏應(yīng)及時(shí)彌補(bǔ)，并清點(diǎn)每個(gè)圖號的圖紙張數(shù)，確保圖紙齊全。
（2）對于規(guī)模大、項(xiàng)目多、施工單位復(fù)雜的工程，要落實(shí)每個(gè)施工單位具體施工了哪些部分，以便明確職責(zé)，分清各自任務(wù)，避免施工單位在資料問題上相互扯皮，影響驗(yàn)收工作的進(jìn)展和效率。
（3）文字資料重點(diǎn)查看一些重要資料，如基礎(chǔ)驗(yàn)槽、隱蔽記錄、各種試車和調(diào)試記錄等，對經(jīng)查后補(bǔ)來的資料要注意檢查是否與實(shí)相符，簽字是否齊全真實(shí)，決不允許代簽現(xiàn)象的發(fā)生。
（4）一些易缺的資料如會(huì)審紀(jì)要、變更通知單、重要設(shè)備的合格證等。其中會(huì)審紀(jì)要和變更通知單十分重要，影響到圖紙的最終施工結(jié)果，缺少它們，竣工資料將嚴(yán)重失真。因此驗(yàn)收人員在審查這部分資料時(shí)應(yīng)格外慎重，必要時(shí)可向有關(guān)部門核實(shí)，以確保這部分資料的齊全完整。
為保證移交的竣工資料的準(zhǔn)確性，驗(yàn)收人員在以下兩點(diǎn)要特別注意：
（1）仔細(xì)查對圖紙與文字資料，看文字資料是否如實(shí)準(zhǔn)確地反映了實(shí)物，各種試驗(yàn)結(jié)果、驗(yàn)槽記錄是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求，隱蔽資料是否準(zhǔn)確，測量成果各個(gè)點(diǎn)的坐標(biāo)是否有誤差等等，確保各種施工記錄的準(zhǔn)確性。
（2）重點(diǎn)審查圖紙標(biāo)注是否正確。由于各種原因，施工過程中難免發(fā)生許多設(shè)計(jì)變更，這些設(shè)計(jì)變更都應(yīng)詳盡準(zhǔn)確地反映在圖紙上，做到圖物相符。在標(biāo)注時(shí)應(yīng)注意幾點(diǎn)：一是變更條款的采用情況要落實(shí)清楚，多一條或少一條都會(huì)引起與實(shí)物的嚴(yán)重誤差。二是變更的部位在圖紙上要找準(zhǔn)。曾經(jīng)有個(gè)資料員將基礎(chǔ)的變更標(biāo)在了屋頂上，鬧出了大笑話。三是標(biāo)注的方法要正確。許多資料員標(biāo)注方法很不規(guī)范，嚴(yán)重影響了圖紙閱讀，需要驗(yàn)收人員耐心指點(diǎn)，統(tǒng)一標(biāo)注規(guī)范，才能使標(biāo)注后的圖紙真正與實(shí)物相符，便于日后查考利用。
1、制定強(qiáng)有力的制約措施
（1）業(yè)主單位與施工單位及監(jiān)理單位簽定合同時(shí)應(yīng)在相關(guān)條款處明文規(guī)定其歸檔職責(zé)，并明確處罰辦法，以示約束。
（2）移交資料與工程結(jié)算掛鉤，實(shí)行檔案部門不簽字，財(cái)務(wù)部門對工程不予結(jié)帳制度，促使相關(guān)單位自覺做好工程竣工資料的形成、積累、編制和移交工作，從而保證其完整準(zhǔn)確性
（3）建立獎(jiǎng)罰分明的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，將經(jīng)濟(jì)利益與負(fù)有歸檔責(zé)任的單位和個(gè)人掛鉤，促使他們認(rèn)真履行歸檔職責(zé)。
2、提高社會(huì)檔案管理規(guī)范意識
一個(gè)人的檔案意識決定著他對檔案工作重視程度。而在整個(gè)工程竣工資料的整理移交過程中，相關(guān)部門人員的檔案意識將在很大程度上影響著竣工資料的質(zhì)量水平。具體說來要提高三方面人的檔案意識：
（1）在一定程度上提高有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。
（2）要把檔案部門內(nèi)部人員的檔案意識提高到更高層次上來。
（3）普遍提高社會(huì)的檔案意識，為工程竣工資料的形成、編制和審查驗(yàn)收工作營造良好的社會(huì)大氛圍。
想要全面反映工程狀況，需要對工程竣工資料進(jìn)行全面保存和歸檔。確保工程項(xiàng)目資料的完整性和準(zhǔn)確性非常重要！是我們做好工程項(xiàng)目管理的關(guān)鍵點(diǎn)之一。
01工程竣工資料的完整性與準(zhǔn)確性及其意義
工程竣工資料的完整性是指一個(gè)工程項(xiàng)目所應(yīng)形成和歸檔的一切正確竣工圖紙、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目進(jìn)度、審批回執(zhí)、驗(yàn)收報(bào)告、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)憑證的齊全完整，沒有遺失遺漏現(xiàn)象。工程竣工資料的內(nèi)容具體要求如下：
（1）文字資料與圖紙的對應(yīng)配套，即每套施工圖紙都有相應(yīng)的施工記錄與之對應(yīng)，每份文字資料又都準(zhǔn)確無誤的反映著施工圖的意圖和最終結(jié)果。
（2）是文字資料和圖紙與實(shí)物相符，做到文物吻合、圖物相符。
工程竣工資料的完整性是其準(zhǔn)確性的基本保證，殘缺不齊的工程竣工資料其準(zhǔn)確性也就無從談起。而準(zhǔn)確性是其完整性的最終體現(xiàn)，只有準(zhǔn)確的竣工資料才能完整地記錄實(shí)物。因此，只有完整和準(zhǔn)確的工程竣工資料才能真實(shí)地記載和再現(xiàn)實(shí)物，為日后生產(chǎn)使用、維護(hù)和改、擴(kuò)建提供系統(tǒng)全面、準(zhǔn)確可靠的檔案信息和第一手歷史資料。
02工程竣工資料現(xiàn)狀及存在的問題
盡管工程資料完整具有如此重大的意義和作用，但其收集和整理工作仍存在許多可亟待解決的問題，具體表現(xiàn)在以下幾方面：
(1)編制人員不固定
工程資料的編制人員不固定，且缺乏相應(yīng)的檔案專業(yè)知識，因而資料的整編很不規(guī)范。如用紙與用墨不規(guī)范，損害了檔案的保存壽命；整理方法不科學(xué)，破壞了竣工資料的系統(tǒng)性和成套性；資料收集不齊全、圖紙標(biāo)注不正確等，影響了竣工資料的完整與準(zhǔn)確性，也給檔案部門的驗(yàn)收工作帶來了麻煩，大大加重了他們的工作量。
(2)一些新事物的出現(xiàn)伴生而來的新問題。
近些年由于推行工程監(jiān)理制度帶來了一系列的問題，如舊的表格不適應(yīng)新的監(jiān)理工程，監(jiān)理資料的驗(yàn)收規(guī)范不明確，做法不統(tǒng)一等等，使監(jiān)理資料得不到及時(shí)有效地歸檔，工程竣工資料的完整與準(zhǔn)確性也就無法得到保障。
使檔案管理與工程管理脫節(jié)，出現(xiàn)一手軟一手硬的現(xiàn)象。
(4) 檔案意識薄弱
普遍存在輕視檔案工作的現(xiàn)象，沒有把檔案的收集整理工作當(dāng)作一件很重要很緊迫的事來抓，檔案意識的普遍薄弱是制約工程竣工資料工作的思想束縛。
03確保工程資料完整性和準(zhǔn)確性的措施與方法
1、加強(qiáng)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理
只有制定切實(shí)可行的編制與歸檔辦法，并從制度上加以規(guī)范和約束，才能從根本上保證工程竣工資料的完整與準(zhǔn)確性，并使其編制與歸檔實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
為規(guī)范做法，上級檔案部門、建設(shè)部門等相關(guān)部門應(yīng)盡快制定統(tǒng)一的監(jiān)理資料驗(yàn)收規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以明確監(jiān)理資料驗(yàn)收的范圍、對象、方法及要求，使基層單位的工作有章可循，工作才不致盲目。
2、加強(qiáng)對收集整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)
（1）加強(qiáng)對施工單位現(xiàn)場技術(shù)人員和資料員進(jìn)行工前指導(dǎo)?，F(xiàn)場技術(shù)人員和資料員是工程竣工資料的第一形成者和管理者，他們的檔案素質(zhì)將直接影響著工程竣工資料的完整和準(zhǔn)確性。因此應(yīng)緊緊抓住工前這一寶貴時(shí)期，加強(qiáng)對他們進(jìn)行針對性培訓(xùn)，主要對他們進(jìn)行三方面培訓(xùn)：一是資料的形成要規(guī)范。如資料載體要耐久易保存、簽字手續(xù)要齊全等。二是要求他們注意平時(shí)積累，不可臨時(shí)抱佛腳采用后補(bǔ)甚至仿造的辦法搪塞。三是加強(qiáng)對資料整編方法的指導(dǎo)，特別是設(shè)計(jì)變更在圖紙上的標(biāo)注。許多施工單位的資料編制人員標(biāo)注很不規(guī)范，漏標(biāo)、錯(cuò)標(biāo)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了竣工圖紙對實(shí)物的準(zhǔn)確反映，影響了日后的查閱利用。
（2）對使用單位技術(shù)員和資料員進(jìn)行指導(dǎo)。使用單位現(xiàn)場人員作為工程現(xiàn)場管理者，他們熟悉現(xiàn)場了解施工情況，且具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識，如果他們與熟悉工程竣工資料的收集整理驗(yàn)收方法的資料員配合，在管理工程的同時(shí)監(jiān)管乙方人員竣工資料的收集整理工作，則往往能收到事半功倍的效果。
（3）在施工過程中對資料的形成積累和收集編制情況進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，檔案部門應(yīng)掌握工程進(jìn)程，加強(qiáng)對工程每個(gè)階段、每個(gè)分項(xiàng)的工程資料工作的同步監(jiān)督和指導(dǎo)，盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題，要堅(jiān)決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時(shí)收集的現(xiàn)象，將資料遺失遺漏現(xiàn)象制止于它的形成期。
（4）緊緊抓住工程竣工的關(guān)鍵時(shí)刻，對竣工資料的整理移交進(jìn)行監(jiān)督檢查。攀鋼檔案館一直以來都積極參加公司立項(xiàng)的各個(gè)工程的竣工驗(yàn)收會(huì)議，以了解工程概貌進(jìn)而對資料整理中存在的問題及時(shí)解決。
3、保持工程管理與工程資料管理的同步進(jìn)行
任何一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目，大致可分為設(shè)計(jì)、施工、竣工三個(gè)階段，檔案管理要實(shí)現(xiàn)與工程管理同步進(jìn)行，必須緊扣這三個(gè)環(huán)節(jié)。
（1）設(shè)計(jì)階段。檔案部門要和有關(guān)部門檔案人員密切配合，了解工程設(shè)計(jì)進(jìn)度，做好設(shè)計(jì)檔案的收集工作，并為以后接收竣工資料掌握情況，對將要形成的竣工檔案的范圍、數(shù)量、內(nèi)容有個(gè)初步的了解。
（2）施工階段。檔案管理的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向工程管理和施工過程中形成的各種資料，檔案部門應(yīng)依靠工程指揮部門和施工單位，使工程管理與竣工資料的形成、積累和審定工作同步進(jìn)行，各有關(guān)部門檔案員和資料員應(yīng)積極協(xié)助工程技術(shù)人員做好文件材料的形成積累，檔案部門要逐期檢查與督促，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)解決。
（3）工程竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案部門要直接參與驗(yàn)收工作，對工程竣工資料形成的全過程以及其內(nèi)容是否符合工程實(shí)體進(jìn)行同步驗(yàn)收，以確保其準(zhǔn)確與完整性。
4、相關(guān)部門驗(yàn)收人員要嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)
做為工程竣工資料的最后一個(gè)關(guān)口，工程技術(shù)人員與檔案部門的驗(yàn)收人員要密切配合、嚴(yán)格把關(guān)，按要求對移交來的竣工資料進(jìn)行質(zhì)量審查，并指導(dǎo)資料編制人員正確整改。為確保移交資料的完整性，驗(yàn)收人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
（1）在設(shè)計(jì)檔案庫存信息的基礎(chǔ)上，與相關(guān)單位密切配合，制作詳盡完備的工號圖號對照表，對移交的竣工資料的所有圖號逐一核對，如有遺漏應(yīng)及時(shí)彌補(bǔ)，并清點(diǎn)每個(gè)圖號的圖紙張數(shù)，確保圖紙齊全。
（2）對于規(guī)模大、項(xiàng)目多、施工單位復(fù)雜的工程，要落實(shí)每個(gè)施工單位具體施工了哪些部分，以便明確職責(zé)，分清各自任務(wù)，避免施工單位在資料問題上相互扯皮，影響驗(yàn)收工作的進(jìn)展和效率。
（3）文字資料重點(diǎn)查看一些重要資料，如基礎(chǔ)驗(yàn)槽、隱蔽記錄、各種試車和調(diào)試記錄等，對經(jīng)查后補(bǔ)來的資料要注意檢查是否與實(shí)相符，簽字是否齊全真實(shí)，決不允許代簽現(xiàn)象的發(fā)生。
（4）一些易缺的資料如會(huì)審紀(jì)要、變更通知單、重要設(shè)備的合格證等。其中會(huì)審紀(jì)要和變更通知單十分重要，影響到圖紙的最終施工結(jié)果，缺少它們，竣工資料將嚴(yán)重失真。因此驗(yàn)收人員在審查這部分資料時(shí)應(yīng)格外慎重，必要時(shí)可向有關(guān)部門核實(shí)，以確保這部分資料的齊全完整。
為保證移交的竣工資料的準(zhǔn)確性，驗(yàn)收人員在以下兩點(diǎn)要特別注意：
（1）仔細(xì)查對圖紙與文字資料，看文字資料是否如實(shí)準(zhǔn)確地反映了實(shí)物，各種試驗(yàn)結(jié)果、驗(yàn)槽記錄是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求，隱蔽資料是否準(zhǔn)確，測量成果各個(gè)點(diǎn)的坐標(biāo)是否有誤差等等，確保各種施工記錄的準(zhǔn)確性。
（2）重點(diǎn)審查圖紙標(biāo)注是否正確。由于各種原因，施工過程中難免發(fā)生許多設(shè)計(jì)變更，這些設(shè)計(jì)變更都應(yīng)詳盡準(zhǔn)確地反映在圖紙上，做到圖物相符。在標(biāo)注時(shí)應(yīng)注意幾點(diǎn)：一是變更條款的采用情況要落實(shí)清楚，多一條或少一條都會(huì)引起與實(shí)物的嚴(yán)重誤差。二是變更的部位在圖紙上要找準(zhǔn)。曾經(jīng)有個(gè)資料員將基礎(chǔ)的變更標(biāo)在了屋頂上，鬧出了大笑話。三是標(biāo)注的方法要正確。許多資料員標(biāo)注方法很不規(guī)范，嚴(yán)重影響了圖紙閱讀，需要驗(yàn)收人員耐心指點(diǎn)，統(tǒng)一標(biāo)注規(guī)范，才能使標(biāo)注后的圖紙真正與實(shí)物相符，便于日后查考利用。
1、制定強(qiáng)有力的制約措施
（1）業(yè)主單位與施工單位及監(jiān)理單位簽定合同時(shí)應(yīng)在相關(guān)條款處明文規(guī)定其歸檔職責(zé)，并明確處罰辦法，以示約束。
（2）移交資料與工程結(jié)算掛鉤，實(shí)行檔案部門不簽字，財(cái)務(wù)部門對工程不予結(jié)帳制度，促使相關(guān)單位自覺做好工程竣工資料的形成、積累、編制和移交工作，從而保證其完整準(zhǔn)確性
（3）建立獎(jiǎng)罰分明的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，將經(jīng)濟(jì)利益與負(fù)有歸檔責(zé)任的單位和個(gè)人掛鉤，促使他們認(rèn)真履行歸檔職責(zé)。
2、提高社會(huì)檔案管理規(guī)范意識
一個(gè)人的檔案意識決定著他對檔案工作重視程度。而在整個(gè)工程竣工資料的整理移交過程中，相關(guān)部門人員的檔案意識將在很大程度上影響著竣工資料的質(zhì)量水平。具體說來要提高三方面人的檔案意識：
（1）在一定程度上提高有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。
（2）要把檔案部門內(nèi)部人員的檔案意識提高到更高層次上來。
（3）普遍提高社會(huì)的檔案意識，為工程竣工資料的形成、編制和審查驗(yàn)收工作營造良好的社會(huì)大氛圍。
希望大家都能收集好、保管好工程竣工資料，讓工程項(xiàng)目檔案更好地幫助工程項(xiàng)目安全規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。會(huì)博通工程檔案管理系統(tǒng)，專注于工程竣工資料管理，檔案資料架構(gòu)可靈活劃分，支持多人同時(shí)參與管檔，如果您有工程資料管理需求，可以隨時(shí)聯(lián)系到我們。
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