新任物業(yè)公司主管張三，發(fā)現(xiàn)所負(fù)責(zé)小區(qū)的物業(yè)文檔資料管理混亂，隱患重重：

文檔資料存放不規(guī)范，有什么文件、存放在哪里都不清楚，遇到消防安全問(wèn)題要耗費(fèi)一整天天才能對(duì)應(yīng)工程圖紙，安全隱患大；物業(yè)資料沒(méi)有及時(shí)歸檔管理，部分基礎(chǔ)資料丟失，導(dǎo)致線路維保、電梯年檢等事項(xiàng)難以開(kāi)展；重要資料無(wú)備份，遺失資料補(bǔ)全難、耗時(shí)耗力，一旦導(dǎo)致業(yè)主或所服務(wù)小區(qū)的經(jīng)濟(jì)損失、事故發(fā)生，物業(yè)還要面臨法律責(zé)任……

這些問(wèn)題，不僅影響物業(yè)管理工作推進(jìn)，還存在相當(dāng)高的法律風(fēng)險(xiǎn)！

解決物業(yè)文檔管理難題，建立科學(xué)、規(guī)范的文檔管理體系是關(guān)鍵。下面我們通過(guò)會(huì)博通檔案管理機(jī)器人“貓仔”與掃描機(jī)器人“龜仔”，看如何全面攻破管理難點(diǎn)。

1、數(shù)字化“文檔柜”，集中管理

物業(yè)管理涉及的文件資料繁多，用會(huì)博通檔案管機(jī)器人“貓仔”，物業(yè)公司可以化“亂”為“整”，對(duì)海量文檔資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中的數(shù)字化管理。

“貓仔”相當(dāng)于是組織專屬的數(shù)字化“文檔柜”，物業(yè)公司可按需自定義分類架構(gòu)，將成千上萬(wàn)的文檔資料規(guī)范分類儲(chǔ)存；可用來(lái)管理文件、檔案、合同、證照、人事信息等，還可用于實(shí)體與電子檔案的同步管理。有哪些文件、文件在哪里，在系統(tǒng)一查便知。

2、數(shù)字化上傳入口，及時(shí)收集

物業(yè)工作事項(xiàng)繁雜，文件歸檔工作容易被忽視耽擱。但應(yīng)用了會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”，有授權(quán)人員可隨時(shí)將紙質(zhì)文件數(shù)字化上傳，文檔數(shù)字化收集分分鐘搞定。

比如，消防安全資料更新了，當(dāng)值工作人員可立即用“龜仔”，將文件數(shù)字化掃描上傳。掃描上傳步驟簡(jiǎn)單，還可OCR識(shí)別形成雙層PDF。文件直傳系統(tǒng)指定路徑、不留存在本地，由管理員在“貓仔”上集中管理，省心且安全。

3、靈活布設(shè)，滿足不同管理需求

物業(yè)公司的項(xiàng)目多，辦公點(diǎn)往往分散各地，靈活搭配應(yīng)用“貓仔”與“龜仔”，可以用更少的人力物力，發(fā)揮更高的管理效能。

比如，可將“貓仔”設(shè)在物業(yè)公司總部，將“龜仔”分布設(shè)在物業(yè)各項(xiàng)目點(diǎn)或小區(qū)。各點(diǎn)人員有重要文件資料產(chǎn)生時(shí)，可立即掃描上傳，由總部文檔管理員在系統(tǒng)上進(jìn)一步管理，如批量導(dǎo)出、移交、歸檔等，還可進(jìn)行各項(xiàng)專業(yè)統(tǒng)計(jì)，精準(zhǔn)把握各物業(yè)項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)情況。

再如，對(duì)于較大的小區(qū)或物業(yè)項(xiàng)目，也可將“貓仔”設(shè)在文檔管理員辦公室，將“龜仔”分布設(shè)在前臺(tái)、財(cái)務(wù)部等。有查用需求時(shí)，管理員可通過(guò)搜索平臺(tái)高效檢索、通過(guò)借閱登記進(jìn)行詳細(xì)記錄，方便文件與檔案資料的高效、安全查用。 

最后，您可能會(huì)想知道，這套方案部署需要多久？

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