国产精品欧洲激情无码AV_毛片视频网站_永久不卡免费视频在线观看_五月天Av在线进入不卡_久久精品亚洲一级毛片

檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用:檔案著錄項(xiàng)太多,哪些必須錄?干貨來了!

2024/12/11 14:33:17       來源:        作者:小博       瀏覽量:  1206

隨著電子檔案管理的推行,檔案著錄的重要性日益凸顯。檔案著錄是否完整、準(zhǔn)確,將直接決定了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量,影響著檔案檢索與利用的有效性。

那么問題來了:檔案著錄項(xiàng)那么多,全部錄完太耗時(shí)耗力,哪些著錄項(xiàng)是必要的?哪些著錄項(xiàng)更“有用”?關(guān)于檔案著錄項(xiàng)的干貨來了,趕緊來看看!

1、哪些是必要著錄項(xiàng)?

對(duì)于一般單位組織、涵蓋各檔案門類而言,最關(guān)鍵的檔案著錄項(xiàng)一般是:

題名、日期、責(zé)任者、保管期限、頁(yè)數(shù)

為了檢索能順利進(jìn)行,需要完整、準(zhǔn)確、規(guī)范地錄入。

其次,根據(jù)不同管理需求,不同檔案門類的文件,可以確定不同的必要著錄項(xiàng)。

比如,有些企業(yè)中“合同檔案”被劃分為獨(dú)立大類,那么對(duì)于合同檔案至關(guān)重要的合同編號(hào)、合同名稱、合同簽訂日期、合同金額、頁(yè)數(shù)這些關(guān)鍵信息,就可以定為必要著錄項(xiàng)。

同時(shí),我們可以參考法規(guī)對(duì)于檔案館(室)的著錄項(xiàng)要求。

根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18—2022),檔案著錄項(xiàng)目分為標(biāo)識(shí)、背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)、查閱與利用控制、相關(guān)檔案材料、附注、著錄控制,共7大項(xiàng),35小項(xiàng)。

其中:

必著有9項(xiàng):檔案館代碼(全宗級(jí))、著錄層級(jí)、檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、檔案保管沿革(全宗級(jí))、保管期限、開放標(biāo)識(shí);

有則必著有5項(xiàng):文件編號(hào)、載體形態(tài)(文件級(jí))、銷毀情況、密級(jí)、公開屬性。

 

2、哪些著錄更“有用”?

檔案著錄,最主要還是為了更好地管理與利用檔案。那么,哪些著錄項(xiàng)更“有用”?錄入后有什么效果?下面,我們通過會(huì)博通系統(tǒng)來演示看看。

●自定義著錄項(xiàng)

首先,在會(huì)博通系統(tǒng)內(nèi),您可按需靈活、完整地設(shè)置著錄項(xiàng)。

會(huì)博通系統(tǒng)提供了不同檔案門類的、符合《檔案著錄規(guī)則》的標(biāo)準(zhǔn)屬性。應(yīng)用分類模版時(shí),標(biāo)準(zhǔn)屬性會(huì)直接繼承,如合同檔案的標(biāo)準(zhǔn)屬性包括序號(hào)、合同編號(hào)、責(zé)任者、題名等。


同時(shí),您可通過附加屬性,來設(shè)置個(gè)性化著錄項(xiàng),如合同檔案的附加屬性,可以設(shè)置為合同類型等。系統(tǒng)還提供調(diào)整屬性顯示功能,您可設(shè)置必填項(xiàng)、屬性顯示名稱、排列順序等。

●檔案著錄

您可在新建條目時(shí),直接錄入檔案屬性著錄;亦可批量新建、批量著錄。新增條目完成后,可以通過“屬性”功能,進(jìn)入檔案屬性界面,進(jìn)行修改或補(bǔ)充。


如果您使用的是會(huì)博通掃描機(jī)器人“龜仔”上傳,還可掃描后自動(dòng)OCR形成雙層PDF,可直接復(fù)制文檔內(nèi)容進(jìn)行著錄。

●檔案檢索

哪些著錄項(xiàng)錄入后更“有用”?毫無疑問,檔案題名是最常用、最關(guān)鍵的。還可通過會(huì)博通的組合檢索、二次檢索等功能,組合日期、保管期限、責(zé)任者等信息,快速定位所需檔案。


此外,在會(huì)博通系統(tǒng)中,還有一項(xiàng)著錄項(xiàng)非常“有用”——存放地點(diǎn)。您可錄入實(shí)體檔案的存放地點(diǎn),檢索檔案就能快速查詢存放位置,也可進(jìn)行實(shí)體與電子檔案的同步管理。

最后,檔案著錄不完整、不準(zhǔn)確,將會(huì)導(dǎo)致檔案檢索困難,影響檔案信息的利用。例如,合同檔案如果沒有錄入合同金額、責(zé)任者,遇到同名合同時(shí),需花費(fèi)更多時(shí)間去分辨;如果保管期限著錄錯(cuò)誤,可能會(huì)導(dǎo)致檔案過早銷毀或過晚處理,影響檔案的正常效用。因此,著錄必須確保完整、準(zhǔn)確、規(guī)范,確保關(guān)鍵信息都能準(zhǔn)確無誤地記錄和保存,才能更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理與利用。

輕輕一掃,即刻解鎖本文精彩視頻內(nèi)容!

免責(zé)聲明:部分文章信息來源于網(wǎng)絡(luò)以及網(wǎng)友投稿,本網(wǎng)站只負(fù)責(zé)對(duì)文章進(jìn)行整理、排版、編輯,是出于傳遞更多信息之目的,并不意味著贊同其觀點(diǎn)或證實(shí)其內(nèi)容的真實(shí)性,如本站文章和轉(zhuǎn)稿涉及版權(quán)等問題,請(qǐng)作者在及時(shí)聯(lián)系本站,我們會(huì)盡快處理。
更多資訊