時不時有客戶朋友問:
會博通檔案管理機器人“貓仔”和會博通檔案管理系統(tǒng),有什么區(qū)別?
這兩個方案如何選擇?
已有電腦了,僅買系統(tǒng)夠嗎?
……
今天為大家綜合來解答,看完這篇,您就知道怎么選!
先一句話說主要區(qū)別:“貓仔”是成套式方案,包括了硬件設(shè)備與會博通系統(tǒng)(單用戶版),即插即用;會博通檔案管理系統(tǒng)(單用戶版)為軟件方案,需要自行配置硬件。
那么,這兩個方案如何選擇?從以下三點來考慮更周全。
1、從設(shè)備配置考慮
開展檔案管理工作,不僅僅是“買一套系統(tǒng)”的事情,還需要考慮電腦、掃描儀、高拍儀等硬件配置是否足夠、軟硬件兼容是否順暢、拓展需求能否滿足,還需安排軟件安裝調(diào)試。
如果選擇“貓仔”,您在設(shè)備配置上是非常省心,甚至一步到位的。
會博通已幫您甄選、搭配好軟硬件,包括軟件(會博通檔案管理系統(tǒng)單用戶版)以及硬件(高配置高可靠電腦、高速掃描儀),無論是開展檔案管理,還是檔案數(shù)字化掃描,都游刃有余。
您無需再費心考慮如檔案管理要用什么配置的電腦、掃描儀要用什么型號、需要有哪些功能……一次采購一整套,亦免去了分開采購的多次流程。
并且,會博通會將設(shè)備預(yù)裝好,您收到“貓仔”立即可開機投入使用,免去部署等待,大大節(jié)省您的人力與時間消耗。
如果單單選擇檔案管理系統(tǒng),您需要先配置好電腦、掃描儀等硬件,準備好運行環(huán)境后等待安裝部署。前期準備需要時間,在配置準備上亦可能需要IT人員的輔助。
2、從文檔數(shù)字化考慮
當(dāng)下,文檔數(shù)字化、檔案數(shù)字化管理是大趨勢。但請留意,“有掃描儀”并不等于“能做數(shù)字化”。文檔數(shù)字化的工作量大,沒有專業(yè)的掃描設(shè)備很難支撐。
設(shè)想一下,如果掃描速度特別慢、還要人手翻面、掃描完還要逐張修正,那效率得多低?人力、時間成本有多高?
而對于 “貓仔”來說,這些都不是難題,文檔數(shù)字化上傳可分分鐘搞定。
“貓仔”配套了高速掃描儀,可以自動雙面掃描、自動糾偏/圖像處理、自動OCR后形成雙層PDF,簡單點選幾下,就可快速將合同、文件、證照等紙質(zhì)文件數(shù)字化上傳。
并且,通過上傳程序,全員都可參與上傳。一套“貓仔”可支持多達200個上傳賬戶,不占用注冊用戶數(shù)。文件上傳后,會直接儲存到系統(tǒng)指定目錄內(nèi),由管理員統(tǒng)一管理。
比如,業(yè)務(wù)人員有新合同形成時,立即可自行掃描、上傳文件;文件會自動儲存至預(yù)設(shè)目錄內(nèi),管理員立即可歸檔管理。這樣一來,歸檔及時性大大提升了!
如果選擇檔案管理系統(tǒng),您需另行配置合適的掃描儀或高拍儀。
3、從系統(tǒng)功能考慮
從系統(tǒng)層面考慮,“貓仔”方案內(nèi)配置的檔案管理軟件,就是會博通檔案管理系統(tǒng)(單用戶版),也即數(shù)萬用戶應(yīng)用的會博通系統(tǒng)“本統(tǒng)”。
因此,無論是文件管理、檔案管理、人事信息管理、合同管理、證照管理等,還是文件及檔案管理全流程業(yè)務(wù),用“貓仔”都能開展,并可實施合規(guī)化管理。
并且,會博通的解決方案非常靈活,并支持個性化定制,如系統(tǒng)功能模塊、注冊用戶數(shù)等,都可以根據(jù)組織需求來靈活配置。
4、最后的話
最后,再回答一下開頭提到的問題:已有電腦了,僅買系統(tǒng)夠嗎?能做檔案數(shù)字化嗎?
綜合上面三方面來說,如果已有電腦,僅選擇會博通檔案管理系統(tǒng)是沒問題的,會博通有完善的技術(shù)服務(wù),協(xié)助您安裝調(diào)試系統(tǒng),助您順暢應(yīng)用。
但從管理效率與質(zhì)量角度來考慮,更推薦您配置檔案管理機器人“貓仔”方案。從安全角度來說,專機專用,也能更好地保障檔案信息安全。
并且,會博通提供1年的遠程技術(shù)支持服務(wù)。無論您在硬件、軟件應(yīng)用上有什么問題,會博通可一站式售后對接,助您應(yīng)用無憂。
會博通檔案管理機器人“貓仔”,提供即插即用的檔案收、管、存、用全生命周期解決方案,助您檔案管理更輕松!
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